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電子帳簿保存法 便利マクロ作りました。。。

      2024/02/21

インボイスに続き電帳法

2023年は会社の基幹システムにインボイス機能を追加する業務を行っていましたが、10月からは電子帳簿保存法をどうやって社内で運営するか?について、経理部と内容を詰めていました。

正直国税局のHPに書いてある内容を完璧にこなそうとすると、社内的にも膨大なコストがかかります。

基幹システムに取引データの保存とリスト作成機能を追加することも考えたのですが、取引先も多く尚且つ仕様が企業によってバラバラなことも有り断念することに。。。

もちろん国税の要望通りできるに越したことは無いですが、企業としては出来るだけ手間を省きたいところです。

結果、デジタルだけど処理はそれぞれ担当者ごとに、取引書類の保存Excelファイルに記録を付けていく事になりました。

大きく分けて小口精算通常の取引のパターンで考えていったのですが、一番手間がかかるところが通常取引のところで、1取引につき複数枚ファイルを保存することになります。

で、1月に入り実働3日でなんと40枚以上のファイルが保存されていました。

現場から言われたのが「保存するのも大変だけど、保存したファイルの記録を1点ずつExcelに入力するのが大変...」という事でした。

長くなりましたが、ここでExcelに記録していく部分だけでも自動化できないかなとなり、今回のマクロを組むことになりました。

MFLの概要・仕様

概要

指定したファイルの同レベルにあるファイル、フォルダの名前から文字列を取り出し、所定フォーマットのセルへ書き込む。

仕様

対象となるファイル名とフォルダ名は以下のフォーマットに沿って入力する必要があります。

”①日付”_”②取引先名”_”③取引金額”_”④書類の種類”_”⑤記入者”_”⑥備考”

①日付    書類が発行された日 ※必ず8桁の数字で

②取引先名  相手先の名称

③取引金額  書類上の金額 ※金額が定まらない場合は"0000"などを入力

④書類の種類 発注書、請求書、領収書等

⑤記入者   リストを作った人の名前

⑥備考    内容を補足する文言

※各項目の間に必ず半角アンダーバー(”_”)を入れる事。

※最初の項目の日付には数字以外は入れない事。

ファイル名の例、

20230105_ABC株式会社_400000_請求書_経理・山田_11月取引分.pdf

出力

「ファイルリスト作成」ボタンを押せば、所定のファイルを選ぶことになり、そのフォルダ内にあるファイル、フォルダの数だけ行が作られます。

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「リストクリア」ボタンを押すと、セル内のデータをクリアします。

作成とクリアを繰り返すことで、何度でもリストが作成できます。

処理としては、ファイル名、フォルダ名の文字列から対象項目を取り出しセルへ貼り付けています。

入力日”と”保存したデータ”にはファイルのプロパティーから取得した値をそれぞれ入力しています。

ダウンロード

↑こちらからダウンロード

 

運用方法は、このマクロで吸い出したファイル名のデータを、会社の電帳法用のマスターへ貼り付けて、どんどんデータを蓄積していく事になると思います。

2024年1月から本格運用が始まったばかりで、今の段階では世の中的にどこまでが正解か判断しずらい状態です。

これから様々な情報がネット上に広がっていくと思いますので、今後の社内での運用の為にも注視していこうと思います。


1月29日 追記

ドル決済について、金額欄に$マークがあると強制的にコピー先セルの通貨単位表記になることが分かりました。

VBAで対応することも考えましたが、当面ドル決済の場合”USD”を数字の前につける事になりました。

 

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